コンサル品質のガントチャートスライドをPowerPointで作る方法

コンサル時代、初めて作ったロードマップスライドは日曜日をほぼ丸々使う羽目になった。プロジェクト計画自体は11本のワークストリームを4か月で並べるだけの、それほど複雑なものではなかった。時間を食ったのは、表のセル罫線の色でバーを表現する作り方をしてしまったことだ。マネージャーがマイルストーンを1週間動かすたびに、4〜5列分のセル幅を手で調整し、上の月ヘッダーとの整列がずれていないかを確認し直す必要があった。3回目の修正の頃には、定規バーで列幅を測りながら作業していた。計画の中身は何も変わっていないのに、スライドだけが毎回一晩分のコストを要求してきた。

「PowerPoint ガントチャート 作り方」で検索して出てくる記事の多くが省略しているのはここだ。チャートまでは辿り着かせてくれる。しかし、前日の夜にクライアントから「フェーズ2を2週間後ろ倒しにできないか」と言われても崩れないチャートには、なかなか連れて行ってくれない。

ガントチャートが見た目より厄介な理由

ウォーターフォールチャートと違い、PowerPointには[グラフの挿入]の一覧にガントチャートという標準の種類が存在しない。棒グラフや折れ線グラフ、ウォーターフォールと並んでは出てこない。つまりPowerPoint上のガントチャートは、すべて何らかの回避策か手作業による自作であり、代表的な2つのアプローチはそれぞれ逆方向にトレードオフを抱えている。

• 積み上げ棒グラフを使う方法:横向きの積み上げ棒グラフを用意し、1つ目の系列(非表示)で各タスクの開始遅延、2つ目の系列で所要期間を表現することで、可視化されたバーがタイムライン上の正しい位置に「浮いている」ように見せる。データテーブルの数値を変えればバーが動くという点では確かに速い。ただし見た目はあくまで「グラフ」であって「計画」には見えない。マイルストーンのひし形やフェーズのグルーピング、依存関係の矢印は結局すべて追加の系列や手動配置の図形で偽装する必要があり、タスクを週の途中から始めたい、あるいは複数行を1本のフェーズバーにまとめたいという要望が出た瞬間、グラフのカテゴリ軸の硬直したロジックが邪魔をし始める。
• 表+図形を使う方法:時間軸のためのグリッド(実際の表、あるいはガイド線)を作り、その上に各タスクのバーを長方形として直接描画し、目視や定規を使ってサイズと位置を合わせる。マイルストーン、依存関係の線、フェーズの見出しなど、クライアントが求めるものを何でも自由に表現できる一方、タスクの追加・削除・期間変更のたびに図形の位置を測り直し、動かし直す必要がある。まさにあの日曜日を丸ごと奪ったのがこの作業だった。

実際のコンサル現場のガントチャートスライドの多くは、この2つのハイブリッドに落ち着く。純粋な積み上げ棒グラフだけではクライアントに送れる完成度に届かないことが多く、かといって純粋な手描き版は、会議中にその場で計画変更を求められた瞬間に対応しきれない。ここでは、整列作業に丸一日を溶かすことなくこのハイブリッドを作る手順を紹介する。

作り方(手順)

1. 時間軸は、チャートのグリッド線ではなく表としてまず作る。ヘッダー行(週・スプリント・月など、計画の粒度に応じて)を1行、タイムライン全体をカバーする分の列を持つ表を挿入する。すべての列幅を完全に揃えること――ここを省略する人が多く、手作りのガントチャートスライドが微妙に歪んで見える原因のほとんどはここにある。全列を選択し、目分量で幅を揃えようとせず[レイアウト]>[列の幅を揃える]を使う。この表は目には見えない定規になる。後で罫線は消すが、その列の境界線こそが、すべてのタスクバーがスナップする基準になる。
2. PowerPointのグリッド線とガイドをオンにする([表示]>[グリッド線]、および定規からガイドをドラッグして追加)。表の行の高さや、四半期の開始・フェーズの境目・(進捗トラッカーであれば)今日の日付といった重要な列境界に合わせて配置する。ガイドへのスナップ機能は、下にある表を目視で頼りにするより、はるかに確実にバーの位置を固定してくれる。
3. タスクバーはまず1本だけ、単純な長方形として描く。そのタスクが該当する列の幅ちょうどに合わせてサイズを決め、塗りつぶし色・枠線なし(この規模の図形では枠線はたいてい視覚的なノイズになるだけだ)・角丸(それが社内標準であれば)を一度だけ設定する。残りのタスクは新規に描き直さず、この図形をコピーして使う。すべてのバーで角の丸みと高さが揃っていることは、送付前にきちんとチェックされたスライドかどうかを最も早く見分けるポイントの一つだ。
4. マイルストーンはバーではなく別の図形として追加する。2つのタスク列の境目、タイムラインの行上に、小さなひし形([挿入]>[図形]>[ひし形]を縮小して配置)を置くと、色付きバーでは伝わらない「意思決定ポイント」や「成果物の提出期限」という意味合いが一目で伝わる。ラベルはひし形の中ではなくタイムラインの下に配置する。マイルストーンのラベルはすぐに密集するし、図形の中の文字はサイズを変更した瞬間に予測できない折り返し方をする。
5. 各フェーズのバーとフェーズラベルをグループ化する。Ctrl(Macなら⌘)+クリックで、あるフェーズの行にあるバー群と左側のラベルをまとめて選択し、右クリック>[グループ化]を行う。これが後々いちばん時間を節約してくれる一手だ。クライアントからキックオフを2週間後ろ倒しにしたいと言われ、あるフェーズ全体を2列分右にずらす必要が出たとき、バーを1本ずつ、ラベルを別途、と選び直すのではなく、グループ化された1つのオブジェクトをドラッグするだけで済む。
6. 脚注は最後に、意味のある内容で加える。「本タイムラインはベンダー契約が[日付]までに締結されることを前提としており、規制当局の承認に要する期間は含まない」といった、前提条件・出典を1行で示す脚注は、デッキ内の他のスライドと同じサイズ・色・位置のスタイルで統一する。この脚注が1枚だけ違うと、パートナーはすぐに気づく。デッキ全体が夜11時に3人がかりでバラバラに作られたように見える、最も手っ取り早い兆候の一つだからだ。

誰も教えてくれない部分――計画が変わったときに何が起きるか

ガントチャートの作り方を解説する記事は、たいてい「これで完成」のところで終わる。本当のコストが表面化するのは2週間後、クライアントとの会議で「フェーズ2を2週間後ろ倒しにして、パイロットを1週間前倒しできないか」と言われた瞬間だ。手描きの図形で作ったバージョンでは、これは単なるデータ編集ではない。フェーズの新しい開始・終了がどの列境界に当たるかを測り直し、マイルストーンのひし形がバーの途中に浮いてしまわず新しい境界にきちんと乗っているかを確認し、グループ化したラベルがバーと一緒に動いて置き去りにされていないかを検証する作業になる。コンサル時代、実際にこれとまったく同じ要望をライブの会議中にクライアントから受けたことがある。そのときの正直な答えは「本日午後に更新版をお送りします」だった。変更自体が難しかったからではない。画面共有をみんなが見ている状態で、ミスなくその場で正しくやり切る自信が、自分になかったからだ。

先ほどのグループ化の手順は助けにはなる――グループ化された1つのフェーズを動かす方が、6つのバーを個別に動かすよりは速い。しかし根本の問題は解決していない。手作業のガントチャートスライドは、計画をデータとしてではなく図形の位置として記録している。どれだけうまく整理されていても、変更のたびに描き直しが発生する。

Advisioが役に立つ場所

あのコンサルの日曜日のような夜を何度も経験した末に、まさにこのギャップを埋めるために作ったのがAdvisioだ。Microsoft AppSourceで公開されているPowerPointアドインで、Microsoft AppSourceから確認できる。タイムラインを図形の集合ではなくデータとして扱うため、タスクを追加・削除したり期間を変更したりすると、バーの位置・マイルストーン・フェーズのグルーピング・ラベルの整列を、まとめて組み直す。列の境界を手で測り直す必要はない。専用のプロジェクト管理ツールやロードマップアプリの代わりになるものではない。あくまで、クライアント向けデッキの中の1枚のスライドとして、見出しや脚注、ページ上の他の要素と並んだときに、1枚目のスライドと40枚目のスライドを同じ人が作ったように見せる、という特定の用途のために作られている。

越えるべきハードル

ガントチャートスライドは、「社内ドラフトとしては十分」というレベルには意外と早く到達するが、「クライアントの前でそのまま映せる」レベルに達するには驚くほど時間がかかる。つまずきどころはすべて、最初の一稿では見落とされがちな細部にある。揃っていない列幅、タスクがずれた瞬間に密集するマイルストーンのラベル、デッキの他の部分と合っていない脚注、バーとラベルがグループ化されていないためにバラバラに動いてしまう図形。時間軸を目に見えない表としてまず作り、すべてをそこにスナップさせ、フェーズごとにグループ化しておけば、「2週間後ろ倒しにできないか」という避けられない一言にもスライドは耐えられる。手作業で作るにせよ、その部分を別の仕組みに任せるにせよ、それは変わらない。